FAQ – Kunden fragen unsere Material Compliance Profis zum Thema Konformitäten

Wie bekomme ich als Kunde eine Konformitätserklärung?

Bitte vermerken Sie bereits in der Anfrage und zusätzlich auf der Bestellung, welche Konformität benötigt wird. So können wir Sie schon zu Beginn des Prozesses optimal informieren und betreuen. Bestimmte Konformitäten werden auf unseren Werkstoffdatenblättern bestätigt. Ergänzend erhalten Sie gegebenenfalls entsprechende zusätzliche Dokumente. Sie haben spezielle Anfragen zum Thema Konformitäten? Dann freuen wir uns auf Ihre Mail an materialcompliance@dicht.de.

Kann ich eine Konformitätserklärung auch nach Lieferung erhalten?

Das ist von der Konformität abhängig. Weil sie produktübergreifend gültig sind, erhalten Sie zum Beispiel REACh- und POP-Konformitäten in der Regel auch noch einige Zeit später. Bei Zulassungen im Bereich Lebensmittel, Pharma, Medizin oder Trinkwasser kann dies komplizierter sein. Häufig ist ein Material mit unterschiedlichen Zulassungen erhältlich. Werden beispielsweise Produkte ohne USP-Klassifizierung bestellt, wird in der Regel auch kein Material mit dieser Freigabe verarbeitet, um Zusatzkosten zu vermeiden. Risiken und Zusatzkosten sind vermeidbar, in dem bereits vorab der spätere Einsatzbereich so genau wie möglich geklärt wird und benötigte Konformitäten in der Anfrage und der Bestellung deutlich vermerkt werden.

Was muss ich tun, wenn ich keine Konformitätserklärung bekommen kann?

Für ein Unternehmen ist es annähernd unmöglich, alle Konformitäten für alle Artikel immer aktuell vorliegen zu haben. Kann der Lieferant keine (sichere) Auskunft geben, muss man das Risiko für einen Artikel abschätzen. In der Regel nutzt man dafür Vergleichsprodukte. Liegt beispielsweise für einen Stützring aus Material X vom Durchmesser 100 Millimeter keine RoHS-3-Konformität vor, eine Vielzahl anderer Stützringe desselben Materials verfügen jedoch über die Konformität, ist dies ein guter erster Indikator. Ist es zudem aufgrund der Materialzusammensetzung kaum möglich, dass Blei, Cadmium, Quecksilber und Co. in Material X enthalten sind, wird das Risiko, eine Konformität ohne den Nachweis des Vorlieferanten auszustellen, nochmals reduziert.  

Was tun, wenn mein Produkt eine Konformität nicht erfüllt (nicht konform ist)?

In der Regel erhält man die benötigten Produktinformation von seinem Lieferanten. So kann es zum Beispiel sein, dass ein SVHC Stoff nach REACh in entsprechender Konzentration in einem Artikel enthalten ist, den das eigene Unternehmen bereits seit längerer Zeit verkauft. Jetzt ist man selbst in der Bringschuld! Zunächst ist zu prüfen, wo der Artikel verbaut bzw. an wen er verkauft wurde. Der Kunde wird schriftlich schnellstmöglich (binnen 45 Tagen zwingend) darüber informiert. Zusätzlich ist bei künftigen Rechnungen, Lieferscheinen und optimalerweise Auftragsbestätigungen und Angeboten mitzuteilen, dass der Artikel X den SVHC-Stoff Y mit der CAS-Nr. Z in einer Konzentration von > 0,1 % enthält. Tut man dies nicht, vernachlässigt man die eigene Mitteilungspflicht und wird haftbar!  

Wer sollte die Konformität für mein Produkt überprüfen?

Prüfungen erfolgen zum Beispiel durch Kunden selbst, in dem Stichproben mittels Massenspektrometer-Analyse durchgeführt oder in Auftrag gegeben werden. Dies ist meist bei Großunternehmen oder in kritischen Branchen üblich. Deutlich häufiger hingegen sind Aktivitäten der Marktüberwachung. Ausgelöst werden die Tests dann zum Beispiel durch den Zoll, eine RAPEX-Meldung, einen Schadensfall, durch den Verbraucherschutz oder auch durch die Anzeige eines Konkurrenten.

Was passiert, wenn ein bestätigtes Produkt eine Zulassung nicht besitzt?

Wird eine reglementierte Substanz in einem Produkt nachgewiesen, oder es erfüllt eine bestätigte Zulassung nicht, liegt entsprechend §433 BGB ein Sachmangel vor. Neben Imageverlust drohen nun Rückruf und Schadensersatzforderungen des Kunden. In wieweit die Produkthaftpflichtversicherung einspringt, ist offen. Im Schadensfall droht ein Verfahren entsprechend §823 BGB und §5 ProdHaftG. Tritt kein Schadensfall ein und es wird nur eine reglementierte Substanz nachgewiesen, erfolgt dennoch zum Beispiel bei REACh eine Anzeige nach §27b ChemG.

Was kann mir bei mangelnder Konformität schlimmstenfalls passieren?

Das wird von Fall zu Fall in der Regel entsprechend §27b ChemG entschieden. Werden beispielsweise „[…]das Leben oder die Gesundheit eines anderen oder fremde Sachen von bedeutendem Wert gefährdet[…]“, stehen Freiheitsstrafen bis zu fünf Jahren (und hohe Geldstrafen) im Raum. Es haftet immer eine Einzelperson (häufig der Geschäftsführer), nicht das Unternehmen.

Habe ich eine Konformitätserklärung meines Lieferanten, haftet dieser!

Das ist leider nicht korrekt. Die Konformitätserklärung eines Lieferanten ist kein Freifahrtschein. Als Kunde haben Sie die Pflicht, die Vertrauenswürdigkeit Ihres Lieferanten zu beurteilen. Schreiben wie „alle unsere Artikel sind RoHS-konform“ helfen im Schadensfall wenig. Sie sind schlichtweg ungenügend. Die Sorgfaltspflicht wird in Frage gestellt und es entsteht eine Mithaftung, sollte ein Artikel nicht konform sein. In diesem Fall ist auch der Versicherungsschutz nicht mehr garantiert.

Wie definiere ich einen sicheren Lieferanten im Bezug auf Konformitäten?

Hier gibt es keine konkrete Vorgabe. Wichtig ist, dass es plausibel und nachweislich (schriftlich) passiert. Kriterien für die Risikoeinschätzung können Reaktionszeit, Antwortzeit, Vorhandensein eines Material Compliance Beauftragten, Ausführlichkeit der Erklärungen, Unternehmensgröße, Standort, Sprache, Erreichbarkeit, feste oderwechselnde Ansprechpartner, gelieferte Produkte des Lieferanten und mehr sein.     

Wie sieht eine korrekte Konformitätserklärung aus?

Es gibt keine Formvorschrift, weshalb die Erklärungen sehr unterschiedlich ausfallen. Wichtig ist ein Artikel- oder Materialbezug (z.B. alle gelieferten Artikel des Werkstoffs X), ein Erstellungsdatum und die genaue Vorschrift (z.B. REACh EG 1907/2006 bestenfalls Stand 1/2020) sowie unter Umständen seit wann der Artikel geliefert wird. Dies ist nicht nur wichtig für die Erklärungen, die man selbst erhält, sondern auch jene, die man dem Kunden ausstellt. Vermerke, dass Produktionsmittel ausgeschlossen sind, man sich auf die Informationen des Lieferanten bezieht und Verunreinigungen durch Umwelteinflüsse möglich sind, runden das Schreiben ab. Wird rückwirkend eine Konformität ausgestellt, vermerken wir zudem, dass diese die betreffende Richtlinie zum Zeitpunkt der Lieferung erfüllt.

Was tut HÄNSSLER im Bereich Konformität / Konformitätserklärung für mich?

Unsere Verkaufsteams und die Einkaufsleitung arbeiten stets in enger Abstimmung, um Ihnen auf Wunsch auch Materialien mit seltenen Sonderzulassungen anbieten zu können.

Das geschulte Material Compliance Team führt ständige Risikobewertungen sowie die Lieferantenkommunikation und Datenvalidierung in Anlehnung an die IEC 6300 (50581) Norm durch. Dieses Handeln entspricht dem „Stand der Technik“ und erfährt bei Gerichten hohe Anerkennung. MC-Anfragen werden grundsätzlich durch unseren Material Compliance Beauftragten geprüft. Proaktiv kontaktiert er Sie, wenn nötig, um auf mögliche Risiken aufmerksam zu machen. Für Sie bedeutet das, hochwertige Produkte mit Konformitäten zu beziehen, auf die Sie sich verlassen können.